تعد إدارة العلاقة مع وكيل الشحن أمرًا بالغ الأهمية سواء كنت قد بدأت للتو في شحن منتجاتك أو تبديل شركاء النقل أو البحث عن طرق لتحسين عملياتك الحالية. تعد الأسعار المنخفضة ، وأوقات السفر الأسرع ، والتقليل من سوء التواصل من مزايا علاقة وكيل الشحن المُدارة جيدًا. من ناحية أخرى ، فإن العلاقة غير المستقرة مع مورد النقل الخاص بك هي طريقة محددة لزيادة فرصة تغييرات الأسعار ، وتأخر الحاويات ، والتفاصيل المفقودة.

فيما يلي ثماني طرق مجربة وحقيقية لمساعدتك في الحفاظ على علاقة عمل جيدة مع وكلاء الشحن لديك:

حدد الأدوار الخاصة بك من البداية

عندما يتم التعبير عن التوقعات والوفاء بها ، ينجح كل تعاون. قبل إحضار وكيل الشحن على متن الطائرة ، يجب عليك نقل متطلباتك الخاصة وتحديد نطاق العمليات بوضوح. من المهم أيضًا أن تفهم الشركة قوانين ولوائح مؤسستك ، فضلاً عن المعايير الأساسية للصناعة. يجب عليك أيضًا منح وكيل الشحن الجديد حق الوصول إلى جميع الوثائق الأساسية ، حتى لو كانت من وكيل شحن سابق حتى يتمكن من خدمتك بشكل أفضل.

تجنب حجوزات اللحظة الأخيرة

يجب أن تبذل قصارى جهدك لتجنب الشحن في اللحظة الأخيرة. إذا لم تتمكن من تجنب ذلك ، فيجب أن تتوقع دائمًا حدوث مشكلات ، مثل تأخير الشحن ونقص المساحة وارتفاع الأسعار وما إلى ذلك. حتى وكلاء الشحن الأكثر خبرة يجدون صعوبة في الحصول على مساحة على السفن قبل أشهر ، ناهيك عن اللحظة الأخيرة. هذا لا يعني أن شحنات اللحظة الأخيرة ليست مشكلة على الإطلاق. ومع ذلك ، من شبه المؤكد أن تتطور الصعوبات ، من الناحية الواقعية.

إدارة الوثائق الخاصة بك

على الرغم من كل التطورات الجديدة المثيرة في الأتمتة اللوجستية والذكاء الاصطناعي ، لا يزال نجاح أو فشل الشحنات يتحدد من خلال الوثائق. لمجموعة متنوعة من الأسباب ، تفرض العادات والتعليمات المحلية والدولية تقديم الأوراق. قم بإنشاء إجراء للحصول على الوثائق وإرسالها إلى وكيل الشحن الخاص بك. المستندات عرضة للنسيان أو في غير محلها أو لسوء فهمها إذا لم يكن هناك بروتوكول محدد في مكانه. استشر وكيل الشحن الخاص بك واكتشف كيف يقترحون عليك التعامل مع الأوراق الخاصة بك.

خطط لما هو غير متوقع

لسوء الحظ ، لا تكون عملية الشحن دائمًا سلسة ويمكن أن تسوء الأمور. في حين أن شركة الشحن ليست هي المسؤولة دائمًا ، يجب عليك الاعتماد عليها للحصول على معلومات حول المشكلة وكيفية تعاملها معها.

وافق على الإجراء الذي ستتبعه شركة الشحن الخاصة بك إذا كانت هناك أي مشاكل في الشحنات الخاصة بك. بأي طريقة سيتم نصحك؟ ما هي الخطوات التي سيتخذونها للتعامل معها؟ ما مدى فعالية ملفات برنامج تخطيط موارد المؤسسات لشحن الشحن? قد تكون واثقًا من أن وكيل الشحن الخاص بك سيتعامل مع الموقف الذي يرضيك إذا حددت مسبقًا كيف تتوقع أن يستجيبوا.

التواصل هو المفتاح

الاتصال هو العامل الأكثر أهمية في الحفاظ على علاقة عمل فعالة ومثمرة مع وكيل الشحن الخاص بك. إن مفتاح إقامة علاقة عمل جيدة ومنتجة وصادقة والحفاظ عليها هو تحديد التوقعات وتحديد الأدوار وتبادل المعلومات حول المبادرات السابقة والحالية والمستقبلية بين الطرفين.

دفع وكلاء الشحن في الوقت المحدد

يعد الاتصال الصحي بالائتمان ضروريًا للتعاون الناجح مع وكيل الشحن. المدفوعات المتأخرة هي السبب الرئيسي للمشاكل للشركات المصدرة. هذه الشركات تؤخر المدفوعات أو تفشل في الدفع في الوقت المحدد ، مما يتسبب في تعقيدات لوكيل الشحن ، الذي أصبح غير قادر الآن على الدفع للبائعين والدائنين.

لا يريد وكلاء الشحن المخاطرة بعدم قدرتهم على الدفع لبائعيهم أو العملاء الآخرين ، وبالتالي إذا فشل عميل التصدير في الدفع في الوقت المحدد ، فسيتم إنهاء العقد.

اسعَ لتحقيق الاتساق

من الأهمية بمكان أن تكون منفتحًا وصادقًا مع وكيل الشحن الخاص بك ، لذا أخبرهم إذا كنت بحاجة إلى شحنة عادية. هذا مرتبط بالتخطيط ، وعندما تتواصل وتنشئ أطرًا زمنية بهذه الطريقة ، سيكون وكيل الشحن قادرًا على تزويدك بتقديرات تنافسية.

ركز على المدى الطويل

يجب التعامل مع العمل مع وكيل الشحن على أنه معاملة تجارية مشروعة. محاولة العثور على أرخص مزودين على أساس كل شحنة ستضعك في مأزق سريع. تتمثل الطريقة المثلى للتعاون مع وكيل الشحن في اختيار واحد ومعاملته كعضو في فريق اللوجستيات الخاص بك ، بدلاً من الاستعانة بمصادر خارجية لخدمة كل مشروع. كما ذكرنا سابقًا ، يمكن أن تقلل هذه الاتصالات من تكاليف الشحن الإجمالية نظرًا لخصومات الحجم وزيادة أوقات العبور حيث يصبح وكيل الشحن لديك أكثر دراية بتفضيلاتك ومتطلبات الشحن الخاصة بك.

ستساعدك النصائح المذكورة أعلاه بالتأكيد في الحفاظ على علاقة جيدة مع وكيل الشحن الخاص بك.

من الآمن افتراض أن الثقة والتواصل ضروريان لتحقيق أقصى استفادة من التعامل مع وكيل الشحن. أفضل طريقة لضمان أن علاقة العمل الخاصة بك مع وكيل الشحن الخاص بك تحافظ على تحرك عملك بشكل جيد في المستقبل هو اتخاذ التدابير المناسبة في بداية العلاقة لإعداد المعلمات والتوقعات ، ثم محاولة الحفاظ على علاقة مفتوحة وشفافة ، ووثيقة ديناميكية.

اقرأ أكثر: مزايا امتلاك برنامج إدارة الشحن لشركة الخدمات اللوجستية الخاصة بك